Wij moeten weten wie onze klant is

Vanuit onze Wwft-verplichtingen is het belangrijk dat wij cliëntonderzoek uitvoeren en dat wij onze klanten goed moeten kennen. We onderzoeken wie een klant is, waar de middelen vandaan komen en of er risico’s zijn op misbruik van pensioenproducten. Dit stelt ons in staat om ongebruikelijke of verdachte situaties tijdig te signaleren. CDD voorkomt dat financiële producten worden ingezet voor witwassen, fraude of andere ongewenste activiteiten en vormt daarmee een belangrijke basis voor vertrouwen in onze dienstverlening.

De Wwft is een wet die financiële instellingen verplicht om maatregelen te nemen tegen witwassen en terrorismefinanciering. De wet schrijft voor dat instellingen cliëntenonderzoek uitvoeren, risico’s vastleggen, ongebruikelijke transacties melden en toezicht houden op klantrelaties. De Wwft helpt om het financiële systeem veilig te houden en het misbruik van financiële producten te beperken.

De Sanctiewet 1977 zorgt ervoor dat Nederland zich houdt aan internationale sancties. 

Sancties zijn maatregelen om ongewenst of gevaarlijk gedrag van landen, organisaties of personen tegen te gaan. Bijvoorbeeld schending van mensenrechten, oorlog, terrorisme of witwassen. Volgens de Sanctiewet moeten instellingen zoals a.s.r. ervoor zorgen dat zij geen zaken doen met partijen die op een sanctielijst staan. 

Dit is wettelijk verplicht.

Pensioenuitvoerders beheren grote geldstromen en langdurige contracten. Hoewel deelnemers vaak via hun werkgever worden aangesloten, blijft er een risico dat pensioenproducten worden misbruikt. Om die reden vallen ook pensioenuitvoerders onder de Wwft, artikel 3. Deze wet verplicht ons om zorgvuldig te controleren wie gebruikmaakt van onze producten en met welk doel.

Wij werken volgens een risico gebaseerde aanpak. Dat betekent dat wij het CDD onderzoek afstemmen op het risicoprofiel van de klant of situatie. We identificeren en verifiëren klanten en de Uiteindelijke Belanghebbenden (UBO’s), beoordelen of er integriteitsrisico’s zijn en monitoren klantrelaties gedurende de looptijd. Wanneer er sprake is van een verhoogd risico nemen we aanvullende maatregelen. Zo zorgen we voor een evenwichtige en zorgvuldige uitvoering van wetgeving en interne normen.

Het CDD proces bij a.s.r. pensioenen bestaat uit drie vaste momenten waarop wij onderzoek doen. Zo zorgen we dat we voldoen aan de Wwft  en Sanctieverplichtingen en dat onze klantgegevens actueel en betrouwbaar blijven. Dit kan er toe leiden dat wij aanvullende vragen kunnen hebben over risico’s die wij zien of wanneer wij zien dat er in de aangeleverde documenten en informatie dingen staan die niet kloppen.

Wanneer een organisatie klant wordt bij a.s.r. pensioenen, voeren wij een volledig cliëntenonderzoek uit voordat de pensioenregeling of pensioenuitkering kan worden gestart. Tijdens de acceptatie van de potentiële klant controleren wij wie de klant is, wie bevoegd is om te tekenen en wie de uiteindelijk belanghebbenden (UBO’s) zijn. Hiervoor vragen wij onder andere een recent KVK uittreksel, UBO gegevens en - wanneer nodig - een organogram. Dit onderzoek helpt ons om de organisatiestructuur te begrijpen en om te beoordelen of er sprake is van integriteitsrisico’s voordat de klantrelatie wordt aangegaan.

Tijdens de looptijd van de pensioenregeling kunnen situaties ontstaan die aanleiding geven om het CDD onderzoek opnieuw uit te voeren. Dit gebeurt wanneer er relevante wijzigingen plaatsvinden, zoals een rechtsvormwijziging, een bestuurs-, UBO-wissel, een fusie of overname, of wanneer het bedrijfsadres wordt verplaatst naar het buitenland. Deze situaties zijn voorbeelden, er kunnen andere situaties zijn waarbij wij een onderzoek starten. In zulke gevallen hebben wij opnieuw informatie nodig, zodat we kunnen beoordelen of de risico’s zijn veranderd en of aanvullende maatregelen nodig zijn. Dit komt voort uit artikel 3 lid 10 en artikel 3 lid 2 sub 2 van de Wwft en zorgt ervoor dat onze gegevens altijd overeenkomen met de actuele situatie van de klant.

Op basis van de Wwft is a.s.r. verplicht om klanten doorlopend te monitoren en de klantgegevens actueel te houden. Deze verplichting volgt uit artikel 3 lid 2 sub d van de Wwft, waarin staat dat een financiële instelling de zakelijke relatie voortdurend moet volgen en moet beoordelen of de verstrekte informatie nog klopt. Daarnaast staat in artikel 3 lid 10  van de Wwft dat klantgegevens altijd up to date moeten zijn.

Daarom voeren wij periodiek een herbeoordeling uit. Tijdens zo’n periodieke review vragen wij aanvullende informatie op, zoals een recent KVK uittreksel, UBO gegevens door middel van een UBO uittreksel of een UBO verklaring, en - wanneer nodig - een organogram. Deze periodieke controle helpt ons om vast te stellen of eerdere risico inschattingen nog steeds actueel zijn en of er veranderingen zijn die onze aandacht vragen.